El acceso y obtención de copias de la documentación de la Comunidad de Propietarios por parte de éstos últimos, es una cuestión bastante litigiosa. Para dar respuesta ello, la Agencia Española de Protección de Datos, en su página web (https://www.aepd.es/preguntas-frecuentes/9-comunidades-de-propietarios) cuenta con una sección específica para comunidades de propietarios, en la que indica que, si bien este tipo de acceso y obtención de copias por parte de los copropietarios/as responde a la finalidad de conocer y comprobar la correcta gestión de la comunidad, pudiendo dar acceso a información muy variada, tal como ocurre con la relativa a salarios, honorarios profesionales, facturas y contratos, en la documentación de la comunidad de propietarios pueden encontrarse numerosas informaciones que incorporan datos personales, tales como datos identificativos y de contacto de los propietarios, números de sus cuentas corrientes, coeficientes de participación, consumos individuales, ingresos efectuados por los propietarios o deudas que estos mantengan con la comunidad, sentido del voto en la adopción de acuerdos, etcétera.
La propia Ley de Propiedad Horizontal, LPH, habilita diversas comunicaciones de datos personales, que a efectos del RGPD se encontrarían legitimadas en base al cumplimiento de una obligación legal, art. 6.1. c) RGPD, en concreto la LPH, pero en su aplicación, se debe de tener en consideración especialmente el principio relativo a la minimización de datos, art. 5.1. c) RGPD.
En consecuencia, la comunicación de datos deberá limitarse a aquellos que resulten “adecuados, pertinentes y limitados” para el cumplimiento de la finalidad que legitima el acceso a los mismos, que en estos supuestos viene referido al buen gobierno de la comunidad y a su control.
El artículo 20 e) de la LPH dispone que corresponde al administrador actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad. Este artículo debe ser interpretado de conformidad con la normativa de protección de datos, de modo que no permite un acceso generalizado a toda la documentación obrante en los archivos de la comunidad que pueda contener datos personales, sino solamente a aquellos datos que sean estrictamente pertinentes, adecuados y limitados en relación con los fines para los que son tratados. En consecuencia, fuera de los supuestos en los que expresamente la LPH obliga a la comunicación a otros propietarios de determinados datos personales, deberá examinarse en cada caso si el acceso a los documentos cumple el principio de proporcionalidad resultando idóneo, necesario y equilibrado para obtener la finalidad perseguida, según señala el Tribunal Constitucional. En otro caso, no procederá el acceso directo al documento.
Por otra parte, la finalidad del tratamiento no podrá ser otra que la que resulte de las previsiones de la LPH, no pudiendo utilizarse los datos para finalidades distintas de aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos.
En el caso en que se considerase oportuno facilitar copia de la documentación, con las limitaciones derivadas de la aplicación de la normativa de protección de datos, deberán adoptarse las debidas medidas de seguridad y, especialmente, las relativas a la gestión y salida de soportes y documentos, y traslado de documentación.
