Hay quien se lanza a veces al mercado del software buscando respuestas a preguntas que no ha sabido plantearse previamente
Me he comprado un ERP para mi empresa. Estoy muy contento y feliz porque el setenta y tres coma treinta y cuatro por ciento de las empresas tienen uno, y yo ya tengo el mío. No sé muy bien lo que es, pero en la presentación comercial recuerdo muchas palabras que acababan en “ción”, como integración, centralización, optimización, todas alrededor del eje de la información, e incluso también otras terminadas en “idad”, como flexibilidad, adaptabilidad, modularidad, y por supuesto, felicidad. Ahora por fin mis empleados sabrán lo que tienen que hacer, el sistema funcionará solo, resolverá automáticamente todos mis problemas, y tendré toda la información que necesito para seguir gestionando mi empresa por intuición.
Evidentemente, el párrafo anterior es exagerado, para empezar porque difícilmente un directivo llega a puestos de responsabilidad con una visión tan superficial de su propia organización. Sin embargo, pretende poner de manifiesto la extendida creencia de que la informática debe proporcionarnos todas las soluciones a problemas o procesos que ni siquiera hemos sido capaces de definir desde el supuesto conocimiento de nuestro propio negocio.
En este sentido, hay quien se lanza a veces al mercado del software buscando respuestas a preguntas que no ha sabido plantearse previamente. La opción no me parece desacertada si forma parte del proceso de análisis y nos aporta ideas que quizá no se nos hubieran ocurrido, pero siempre desde la reflexión y sin presuponer que es el sistema el que tiene que pensar por nosotros.
Es en este último caso donde con frecuencia se utilizan las siglas ERP como una etiqueta mágica, cuando su propio significado literal es engañoso. Además, el hecho de que los ERPs complejos se comercialicen por módulos, supone que a menudo se pierde la esencia del producto, ya que difícilmente vamos a tener integrados los datos de la organización si sólo tenemos contratados los módulos de finanzas, contabilidad y facturación, pero nos hemos dejado fuera los de nóminas o producción. Así las cosas, la etiqueta del ERP, ese “lo tengo o no lo tengo”, el “blanco o negro”, el “sí o no”, es muchas veces más un recurso de vendedor que una respuesta adecuada a nuestras necesidades. Un ERP mal implantado, o con deficiencias en su enfoque hacia la actividad y operativa de la organización, resulta tan vacío e ineficaz como cualquier "no ERP" que se nos pueda venir a la cabeza.
¿Qué somos? ¿De dónde venimos? ¿A dónde vamos? Muchas veces no tenemos claras las respuestas, pero para empezar lo más importante es haberse hecho las preguntas. A estas dudas existenciales, que debemos plantearnos varias veces a lo largo de la vida de nuestra empresa y muy especialmente ante la elección de un ERP o sistema de gestión, les seguirían después otras menos etéreas, más terrenales y a menudo no por ello menos importantes: ¿Cuánto nos va a costar? O una quinta: ¿Valdrá la pena? Y en ambas no hablo sólo de dinero. Porque si de lo que se trata es de adoptar un sistema informático que nos permita integrar y resolver las necesidades de gestión de nuestra organización, debemos asumir que pena la va a haber, y desde luego coste va a tener. Para pequeñas y medianas empresas, no conocer esas respuestas puede suponer la diferencia entre la continuidad o la insolvencia, o embarcarse en una odisea “coloniana” sin tener claro siquiera si la Tierra es redonda o si en las Indias les interesa lo más mínimo quiénes somos nosotros. Personalmente veo preferible desconocer las respuestas, y seguir haciéndose periódicamente las preguntas, antes que contestarlas equivocadamente y dar el tema por zanjado para encaminarse en la dirección errónea.
La figura del “consultor vendedor”, aquél que viene con su solución debajo del brazo, me recuerda a la del “banquero asesor financiero”: te propone un producto argumentando que es el adecuado para ti, pero el simple hecho de tener sus propios objetivos de ventas lo convierte lo primero de todo en un producto adecuado para él, y desde luego para su banco/empresa. Así, el cliente basa muchas veces su decisión de inversión, más que en el fondo de la cuestión, en el aspecto externo del “paquete”, la aparente convicción de quien de manera manifiesta ha perdido la categoría de asesor y se ha convertido en vendedor, hasta el punto de que, en este ejemplo bancario, la propia legislación ha tenido que evolucionar para limitar el excesivo poder de asesoramiento interesado del “consultor”, motivado en este caso muchas veces por la estrecha relación de confianza con los todavía existentes clientes de banco único.
Volviendo al software, ya sea ERP, sistema de gestión, suite, programa comercial, desarrollo a medida, o mix de todo lo anterior, probablemente hay un producto en el mercado que se adaptaría como anillo al dedo a lo que nosotros necesitamos, pero el exceso de oferta y la imposibilidad de conocer a priori las interioridades y deficiencias de las diferentes soluciones hace que a menudo se tomen las decisiones como haría el ahorrador del ejemplo bancario. Y en cualquier caso, cuando la organización tiene cierta dimensión o complejidad, difícilmente la solución será una compra única, sino más bien algo vivo que necesitará seguir alimentándose para funcionar, y de poco valdrá que el sistema adoptado pueda ser flexible y actualizable si no tenemos capacidad, personal, tiempo o presupuesto suficiente para mantenerlo. Y dado que en este supuesto la figura del consultor habrá sido probablemente inevitable, no debemos dejar de preguntarnos de qué lado está y asegurar que su filosofía de trabajo no sea aquélla de "cuanta más confusión, más facturación".
