La planificación empresarial

Las empresas son organizaciones que transmiten productos o servicios para satisfacer las necesidades de los demandantes, con una expectativa de rentabilidad económica y duradera en el tiempo. Con esta definición lo que entendemos son dos cosas, las empresas buscan beneficios y supervivencia a largo plazo.

¿Cómo podemos conseguir influir en el presente para que la supervivencia en el futuro sea posible? La respuesta es utilizando la "Planificación".

Entendemos por planificación el proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos. Una de las definiciones que más adeptos tiene es "Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organización hará para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f).

En la actualidad numerosas empresas utilizan sistemas de planificación para poder crear las situaciones en las que se podrán encontrar en un futuro. De esta manera, actuando sobre distintos parámetros, pueden observar la previsión de lo que va a suceder en cada uno de los escenarios planteados. El problema surge en aquellas empresas que no tienen o no aplican ningún tipo de sistema de planificación. No se adelantan a las situaciones en las que se van encontrando, todo lo contrario, reaccionan a las situaciones a posteriori.

Para poder aplicar o utilizar los sistemas de planificación lo fundamental es que desde los órganos de decisiones de las empresas estén concienciados en que es mejor anticiparse a las situaciones que reaccionar después de que ocurran las cosas, de esta manera se ahorrarán tiempo y dinero.

Los objetivos primordiales que se buscan con la Planificación son:

Tener un conocimiento más elevado de la organización de la empresa y como afectan las decisiones que se toman en cada uno de los procesos internos y de esta manera poder tomar las decisiones correctas.

Definir las metas de la empresa y que se conviertan en fines de la misma.

Diseñar y realizar las estrategias de actuación.

Los principios en los que debe basarse una correcta planificación son:

a) Información veraz y adecuada. Es imprescindible para que la planificación sea lo más realista posible el tener la información correcta y adecuada, ya que partiremos de esta información para poder identificar los escenarios que nos podemos encontrar.

b) La planificación dinámica. La planificación no es algo estático que se realiza una vez y no hay que volver a realizar. Según vamos realizando los planes nos iremos encontrando con que estos se cumplen o no. Hay que analizar las causas por las cuales no se cumplen y volver a realizar dichos planes con las conclusiones encontradas en el análisis.

c) Identificación de los riesgos. Debemos conocer los riesgos de asumir los planes realizados y las consecuencias de no cumplirlos. Es imprescindible que además de conocer las consecuencias, se elaboren medidas para poder mitigar dichas consecuencias en caso de que no se cumplan los planes realizados.

d) Evaluación de los resultados de la planificación. Una vez realizada la planificación se deben comprobar que los resultados de dicha planificación se corresponden con los obtenidos en los momentos indicados, en caso contrario, habrá que analizar las causas de la desviación y encontrar la manera de corregirlas, ya sea realizando cambios en la planificación, como indicamos anteriormente, o realizando cambios en la forma de actuación indicada en la planificación.

Las fases fundamentales para una correcta planificación las podemos resumir en los siguientes puntos:

1. Desarrollo de la Misión y los Objetivos. En esta fase buscamos el destino de lo que queremos realizar, cual es el punto final al que queremos llegar y los pasos para lograrlo.

2. Análisis de las Debilidades, Amenazas, Fuerzas y Oportunidades. En este punto estudiamos desde un punto de vista tanto interno como externo todo aquello que puede afectar a la organización, para conocer todas las interrelaciones existentes y poder definir en el punto siguiente las estrategias, reconociendo la posición que tenemos en el exterior y como nuestra forma de organización puede ayudar a que nos enfrentemos de una manera más positiva a las situaciones que nos podamos encontrar y aquellos puntos en los que es necesario realizar mejoras.

3. Definición y desarrollo de Estrategias. El objetivo de esta fase es seleccionar entre los tipos de estrategias generales cual es aquella o aquellas que ayudaran a la empresa a lograr la misión y los objetivos definidos en la primera fase. Entre las estrategias principales en una empresa nos encontramos con tres tipos:

a) Estrategia de desarrollo de Productos.

b) Estrategia de Desarrollo de Mercado.

c) Estrategia de Penetración de Mercado.

4. Definición y Preparación de Planes Estratégicos y Tácticos. Una vez que hemos desarrollado las fases anteriores debemos desarrollar el Plan Estratégico basándonos en los conocimientos definidos en los puntos anteriores y fortaleciendo estos planes definiremos a su vez los planes tácticos que se definirán para cada parte de la empresa.

5. Control y Análisis del Resultado. Tal y como indicamos anteriormente la planificación debe ser dinámica, por lo cual deberemos comprobar que los resultados de la planificación se están cumpliendo y en caso contrario conocer las causas para poder redefinir de nuevo toda la planificación en caso de que fuese necesario.