No volver a preguntar

El miércoles fue San Martiño, y en Galicia es difícil que pase ese día sin que alguien suelte el refrán: a cada porco chégalle o seu San Martiño. Lo he oído toda la vida, casi siempre con media sonrisa, para hablar de quien se libra una y otra vez hasta que un día deja de librarse. Esta semana me vino a la cabeza leyendo un estudio que no tiene nada de rural.

Unos investigadores de seguridad revisaron más de cien mil ficheros públicos de una de las herramientas de programación con inteligencia artificial más usadas del mundo. Cuando esa herramienta va a hacer algo delicado, pregunta. Y entre las respuestas posibles hay una muy cómoda: “sí, y no volver a preguntar”. Al pulsarla, guarda la orden aprobada, y a veces esa orden lleva dentro una contraseña. En más de mil de esos ficheros, publicados en internet, había claves reales. Nadie atacó a nadie. Era gente haciendo su trabajo de siempre.

Los detalles técnicos los dejo para otro sitio. Lo que me interesa es el botón. Porque cualquier empresa está llena de “no volver a preguntar”, y casi ninguno lleva fecha.

El proveedor al que un día se le aprobó una factura fuera de lo normal y desde entonces se le pagan todas sin mirar. El acceso que se dio a alguien para un proyecto de tres meses y que sigue abierto tres años después. La firma autorizada en el banco de una persona que ya no está en la casa. El cliente con un descuento pactado para una mala racha que terminó hace mucho. Cada una de esas cosas fue, en su día, una decisión sensata. El problema no es haberla tomado. Es que nadie volvió a mirarla.

En casa lo conocemos bien. La llave que le dejamos a un vecino un verano para regar las plantas y que, años después, sigue en algún cajón suyo. No pasa nada, es un buen vecino. Pero si alguien nos preguntase hoy cuántas copias de nuestra llave hay por ahí, casi ninguno sabría contestar.

Lo más interesante del estudio, para mí, no es el fallo. Es por qué la gente pulsa ese botón. La herramienta pregunta mucho, y quien recibe muchas preguntas deja de leerlas. Primero contesta sin pensar y después pide que no le pregunten más. En las empresas pasa exactamente igual. El directivo que exige que todo pase por su mesa acaba firmando lo que le ponen delante, a última hora y sin leer. Tenía el control sobre el papel y lo perdió en la práctica. Quien quiere aprobarlo todo termina por no revisar nada.

Ahora bien, esto no es un elogio de preguntar. “No hace falta que me lo consultes” es una de las mejores frases que puede decir un jefe. Delegar es exactamente eso, y una empresa en la que todo necesita permiso no avanza, se atasca. El problema nunca es dejar de preguntar. Es olvidar que un día se dejó, a quién y para qué. La confianza que se da con criterio es buena gestión. La que se da para siempre y sin memoria es otra cosa: una puerta que nadie recuerda haber dejado abierta.

La diferencia suele estar en dos detalles. El primero, que el permiso tenga fecha. No porque se desconfíe de nadie, sino porque las circunstancias cambian y el permiso no se entera. El segundo, que se autorice la tarea y no todo lo que la rodea. Se puede dejar a alguien decidir sobre un tipo de gasto sin darle la llave de la caja.

El ejercicio de esta semana se hace con un bolígrafo y un poco de memoria. Escriba los permisos que ha dado “para siempre”: accesos, firmas, aprobaciones automáticas, excepciones que se quedaron. Al lado de cada uno anote para qué se dio y si ese motivo sigue existiendo hoy. Los que superen la pregunta, renuévelos con una fecha. Los que no, retírelos sin drama y sin sospechas. Y si la lista le sale corta, no se alegre todavía: pregunte a su equipo, porque casi siempre son ellos quienes saben qué puertas siguen abiertas.

Lo curioso es que ninguna de esas contraseñas se publicó por un gran descuido. Se publicaron por muchos descuidos pequeños, cada uno razonable, cada uno con su prisa. Así se desordenan casi todas las casas. No con una mala decisión, sino con muchas buenas decisiones que nadie volvió a revisar.

A cada permiso olvidado le llega, tarde o temprano, su San Martiño.